Asistente de WhatsApp que da citas: cómo funciona

Qué lo diferencia de un mensaje automático

Un mensaje automático de WhatsApp Business manda siempre el mismo texto. Un asistente con IA lee lo que te escriben y contesta con los datos de tu negocio, en español de España; lo que no sabe, te lo pasa. Así funciona el de Amity, en cinco pasos.

1. Se vincula a tu propio WhatsApp con un código QR

No hay número nuevo: en la app te damos un enlace que abres en el ordenador y escaneas el código QR con el móvil, en WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo. Tu móvil sigue igual y tus clientes te escriben al número de siempre.

El asistente solo sabe lo que tú le das: sin horario no sabe cuándo tienes hueco, sin servicios con precio solo conoce el de tu campaña y sin dirección no puede decir dónde estás. Si usas el mensaje de bienvenida de WhatsApp Business, desactívalo, o el cliente recibirá dos primeros mensajes.

2. Tú decides a quién contesta y cuándo

A quién contesta, tres opciones:

• Solo a quien dejó una solicitud en tu página o en tus anuncios. Es la opción con la que empieza: los demás chats —amigos, clientes de siempre— ni los toca ni aparecen en la app.
• A todos los números nuevos, menos los que tienes en la agenda del teléfono.
• A todos los que te escriben.

Cuándo contesta, otras tres:

• Siempre.
• Cuando el negocio está cerrado, según tu horario: de noche, en tus días libres y en las horas que cierres.
• En tus horas, por ejemplo solo de 20:00 a 09:00.

Fuera de esas horas contestas tú. Si el asistente ya estaba en una conversación, la sigue mientras el cliente conteste en los 30 minutos siguientes a la última respuesta del asistente.

3. El primer mensaje a quien deja sus datos

Cuando alguien deja su nombre y su teléfono en el formulario de tu oferta, el asistente le escribe justo después desde tu número —también fuera de las horas que elegiste— con el servicio, el precio y hasta tres horas libres de los próximos días. Sin horario, o sin nada libre en dos semanas, le pregunta para cuándo le vendría bien.

Ese primer mensaje tiene límites a propósito, porque un número que escribe a desconocidos parece spam:

• solo a quien acaba de rellenar el formulario, en los 30 minutos siguientes;
• una sola vez por número de teléfono;
• como máximo 40 conversaciones nuevas en 24 horas por negocio;
• nunca a quien ha pedido que no le escriban, por ejemplo contestando «baja» o «stop».

Si no contesta, le escribe dos veces más como mucho: a la hora y al día siguiente, entre las 9:00 y las 21:00 y nunca pasadas 36 horas. Si contesta y luego se calla sin coger cita, hasta tres veces: tras una hora, 4 y 12 horas de silencio. Siempre en las horas del asistente y con la campaña en marcha.

4. Cómo ofrece horas y cómo da la cita

Pregunta lo justo, una cosa cada vez: el nombre, cuándo le va bien y, según el servicio, algún detalle, como el tipo de piel. En uñas, pestañas, masaje y tratamientos corporales puede preguntar también por alergias, embarazo u otros problemas de salud.

Las horas salen de tu agenda: horario, días y horas que cierras, duración de cada servicio, pausa entre clientes y cuántos clientes atiendes a la vez. Ofrece como mucho tres por mensaje; si el cliente pide una hora concreta («¿y el sábado a las 11?»), la reserva si está libre y, si no, le ofrece las más cercanas. Sin tu horario no propone horas: pregunta cuándo le viene bien y la cita espera tu confirmación.

Cuando el cliente elige, pasa lo que hayas decidido en la app:

• La cita queda hecha: la hora se ocupa al momento, el cliente recibe la confirmación con el día, la hora y la dirección, y a ti te llega un aviso.
• O espera tu confirmación: el asistente le dice que la hora queda provisional. Si la confirmas, le llega la confirmación desde tu WhatsApp; si la rechazas, una disculpa con otras horas libres. Si luego la cambias o la cancelas, también le avisa.

5. Los recordatorios

A quien tiene conversación con el asistente y una cita confirmada —la diera él o tú desde la ficha del cliente— le escribe desde tu WhatsApp 24 horas antes, por si no puede venir y hay que buscar otra hora; 2 horas antes, y unas 2 horas después, para preguntar si vino. Si contesta, la visita se marca sola. Las reservas de tu página y las citas que apuntas a mano a otros clientes no llevan recordatorio.

Un ejemplo de conversación

Montado con los textos reales del asistente; el negocio, la clienta y el precio son inventados, y la respuesta del medio la redacta la IA en cada conversación.

Primer mensaje, desde tu número: «¡Hola Laura! 👋 Somos [tu negocio]. Acabas de dejarnos tus datos por limpieza facial (45 €). Tenemos hueco hoy a las 16:00, mañana a las 11:00 o el jueves a las 17:30. ¿Cuál te va mejor?»

Laura: «El jueves.»

Asistente: «¡Listo! Te esperamos el jueves a las 17:30 en [tu dirección]. Si te surge algo, escríbenos por aquí y lo cambiamos.»

El miércoles, 24 horas antes: «¡Hola, Laura! 👋 Te esperamos mañana a las 17:30 — limpieza facial. Si al final no puedes venir, dímelo y buscamos otra hora sin problema.»

El jueves, 2 horas antes: «¡Hola, Laura! Te esperamos hoy a las 17:30 — limpieza facial. ¡Hasta ahora! 😊»

Después de la cita: «¡Hola, Laura! ¿Pudiste venir al final a tu cita de limpieza facial? Un sí o un no me vale 🙂»

Cuándo te pasa la conversación y cómo la cortas

• Lo que no sabe, te lo pasa: si hay aparcamiento, qué producto usáis, una duda sobre contraindicaciones. No da consejos de salud.
• Lo que se tuerce, también. Si alguien se queja, insiste en que le parece caro, pide un consejo de salud o prefiere que le atienda una persona, le dice que le pasa con alguien del equipo y deja de contestarle.
• «Parar la IA», en la ficha de cada cliente: desde ese momento contestas tú. Lo mismo si escribes tú a ese cliente, desde la app o desde tu móvil: el asistente se calla con él hasta que pulses «Devolver a la IA».
• «Estoy con un cliente», en la pantalla de inicio, es el interruptor general. Encendido, el asistente contesta en las horas que elegiste, también a quienes atendías tú. Apagado, contestas tú a todos y no sale ni el primer mensaje; solo siguen los recordatorios de las citas ya dadas.

Lo que no hace

• No da precios que no están en tu lista. Si trabajas con presupuestos —reformas, mudanzas, talleres—, no se inventa ninguna cifra: recoge qué hay que hacer, el tamaño, dónde y para cuándo, y te pasa el encargo o te apunta la visita.
• No contesta sin una campaña. Cada conversación parte del servicio y el precio de una campaña tuya: hasta que tengas la primera en Amity, se queda callado.
• No contesta sin conexión. Si desvinculas el dispositivo o WhatsApp cierra la sesión, se para hasta que vuelvas a escanear el código.
• Notas de voz: las pasa a texto si duran hasta 3 minutos; si son más largas o no las entiende, pide que se lo escriban.

Antes de dejar que un bot conteste a tus clientes

Vale para el nuestro y para cualquier otro:

• Que no se invente nada. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que no hay garantías de que lo que dice un chatbot sea correcto. Pruébalo: escríbele como un cliente y pregúntale por un servicio que no tienes y por una hora ocupada.
• Que puedas cortarlo en una conversación y en todas a la vez, y ver todo lo que ha dicho.
• Que pida solo lo necesario. Para una cita basta el nombre, el teléfono y qué se va a hacer. Una alergia, un embarazo o una lesión son datos de salud, que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) protege especialmente (artículo 9): piensa si los necesitas antes de la visita.
• Un contrato de encargo. De los datos de tus clientes, tú eres el responsable y la empresa del bot, el encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD pide un contrato por escrito, que puede ser electrónico, y la AEPD recuerda que tú sigues respondiendo de que esos datos se traten bien. Pregunta qué otras empresas los tratan y si salen de la Unión Europea.
• Que tus clientes estén informados. La AEPD aconseja comprobar que el chatbot tiene una política de privacidad que identifica al responsable, explica cómo ejercer los derechos y dice si aprende de las conversaciones.
• Que no mande publicidad a quien no la pidió. El artículo 21 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) lo prohíbe por correo electrónico u otro medio electrónico equivalente, salvo a clientes con relación previa, sobre servicios parecidos y con una forma sencilla de oponerse. La AEPD ha aplicado esta norma a un mensaje de WhatsApp.

Qué cuesta en Amity

El asistente va con un plan de Amity: 19 €/semana o 79 €/mes, IVA incluido, los dos con 7 días de prueba (una vez por negocio), o 119 € cada 3 meses, sin prueba. Sin permanencia. Los anuncios se pagan aparte, desde tu monedero de la app. La agenda y la página de reservas son gratis; el asistente no: sin plan, no contesta. De los datos de tus clientes, Amity es el encargado del tratamiento. Somos una sociedad británica, y nuestra política de privacidad nombra a los proveedores que usamos —Anthropic, por ejemplo, redacta las respuestas— y las garantías de los que están fuera de la Unión Europea.

Fuentes: RGPD (artículos 9 y 28); LSSI (artículo 21); AEPD: recomendaciones sobre chatbots con IA, directrices sobre contratos de encargo y procedimiento A/00093/2017; la app y el código de Amity a 19 de octubre de 2026.